Управление делами

В настоящее время Управление делами – самостоятельное структурное подразделение, руководит которым Вера Алексеевна Колыхалова. На этой должности находится с мая 2004 г. Имеет высшее филологическое образование. В 2006 г. прошла курсы повышения квалификации при Санкт-Петербургской Академии методов и техники управления (ЛИМТУ) по направлению «Организация автоматизации делопроизводства и архивного хранения документов». В 2007 г. обучалась в г. Москве, в Центре делового развития «Профи-Карьера», по программе «Управление системой делопроизводства и документооборота в современной организации», в 2008 г. стала обладателем серебряного сертификата системы «Гарант», г. Москва, c 2009 по 2011 год прошла обучение в ФГОУ «Академия дополнительного профессионального образования « Учебный центр подготовки руководителей» по теме «Методы и технологии управления вузом», г. Санкт-Петербург. Имеет Почетную грамоту Министерства образования и науки, Почетный знак «За заслуги перед ЛГПУ», Благодарственное письмо Государственного архива Липецкой области.

Подразделение имеет в своем составе два отдела: отдел делопроизводства (начальник – Бахлина И.В., ведущий документовед – Викулина Н.А.) и архив (архивариус – Малохвей А.В.) В подразделении работают молодые, энергичные, высококвалифицированные специалисты с высшим образованием, хорошо владеющие современными компьютерными и информационными технологиями. Молодые профессионалы, которые четко и быстро ориентируются в новейших технологиях и направлениях. Они систематически участвуют в совещаниях и консультациях по вопросам документооборота. Работают с ИС «Университет», «Дело», «Гарант», «Консультант».

Основными целями деятельности Управления делами являются: организация, руководство, координация, контроль работ по документационному обеспечению сотрудников, профессорско-преподавательского состава и студентов, соблюдение законности в деятельности университета.

Главными задачами данного структурного подразделения являются: обеспечение единых правил документирования и организации работы со служебными документами, совершенствование форм и методов работы с документами, разработка и внедрение нормативных документов по организации документационного обеспечения в университете.

Главными функциями деятельности УД являются: прием, обработка, предварительное рассмотрение, регистрация, передача на рассмотрение руководству документов и корреспонденции. Управление делами осуществляет контроль прохождения и сроков исполнения документов, информирует руководителя об исполнительской дисциплине работ с документами, организует информационно-справочную работу с документами, занимается проектированием бланков документов университета, копированием, оперативным распечатыванием документов. Осуществляет контроль за составлением и оформлением проектов документов в соответствии с установленными правилами, контролирует весь процесс делопроизводства в Липецком государственном педагогическом университете. Кроме этого, сотрудники отделов УД проводят семинары и консультации по делопроизводству и архивному делу, оказывают практическую и методическую помощь лицам, ответственным за ведение делопроизводства в университете, контролируют состояние документационного обеспечения в структурных подразделениях.

Для успешной и мобильной работы во всех отделах Управления делами имеется вся необходимая оргтехника: современные компьютеры, факс, сканеры, цифровые многофункциональные аппараты. В своей работе сотрудники пользуются услугами всемирной сети Интернет и электронной почтой.

В Липецком государственном педагогическом университете имени П.П. Семенова-Тян-Шанского, как и в любой организации, есть свой архив, в котором достаточно большой и разнообразный объем документов: учредительные документы, финансовые, налоговые, приказы по основной деятельности, документы по личному составу, бухгалтерские документы, хозяйственные и т.д. Они являются информационным ресурсом. Наш университет имеет документы, которые он обязан предъявить государственным органам на хранение и которые являются источником комплектования архива Липецкой области. Срок хранения документов определяется государством. «Архивные документы, образовавшиеся в деятельности государственной организации, являются государственной собственностью».

В далеком 1949 г., Управление делами возглавляля секретарь директора Липецкого учительского института Анна Ивановна Попова. В 1953 г. – секретарь института (так тогда называлась должность) З.М. Меринова. В июне 1954 г. выходит приказ министра просвещения РСФСР И. Каирова о реорганизации с 1954-1955 учебного года Липецкого учительского института в Государственный педагогический институт в составе факультетов: русского языка и литературы и физико-математического с контингентом приема на I курс 150 человек (в настоящее время на первый курс принимается более 1200 человек). В то время на данной работе находилась секретарь института Раиса Васильевна Белоусова (с 1953 по 1 ноября 1954 гг.). Позже, с ноября 1964 по ноябрь 1967 гг., работу с документами выполняла Анна Федоровна Лепехина, совмещая ее с обязанностями секретаря-машинистки ректора Липецкого государственного педагогического института. С ноября 1967 по ноябрь 1968 гг. – Нина Николаевна Шальнева.

Управление делами университета является подразделением, которое реорганизовано из отдела организационно-технической работы решением Ученого совета ЛГПУ от 26 мая 2004 г. и распоряжением ректора университета П.Г. Бугакова. В свою очередь, отдел организационно-технической работы имел название канцелярии института. История канцелярии начиналась в 1968 г. Тогда ее заведующим была Людмила Васильевна Котова, проработавшая на данной должности до 1975 г.

Затем данную работу возглавила Неонила Николаевна Пересторонина и продолжила ее до 2004 г.

В настоящее время Управление делами – самостоятельное структурное подразделение, руководит которым Вера Алексеевна Колыхалова.

Хранить документы было необходимо во все времена. Документ – это и юридическое свидетельство, и исторический памятник. Архивы – это память общества. Ведь только опираясь на документы, видя цифры и факты, можно интерпретировать события. Они существуют как объективная реальность, которая отображает через документальные источники все действия человечества, общества, государства. Архив любого учреждения, предприятия или организации является источником комплектования государственных и муниципальных архивов. Архивный документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты и подлежит хранению, т.е. любой документ, который необходимо сохранить в силу его значимости для общества и государства.

Исследуя документы, которые находятся в архиве нашего университета, нам удалось выстроить следующую историческую цепочку. История Архивного отдела (тогда – архива канцелярии) начиналась с деятельности Павла Степановича Трухачева который руководил ею до 20 ноября 1956 г. В 1957 г. работала А.Ф. Лепехина, с 1959 по 1962 гг. в архиве работала Валентина Павловна Белых, в период с 1962 по 1965 гг. – Клара Михайловна Панкова, в 1965 г. – Валентина Митрофановна Пантелеева, с 1965 по 1967 гг. – Нина Николаевна Шальнева, с 1967 по 1980 гг. – А.Ф. Лепехина, с 1980 по 1986 гг. – Валентина Сергеевна Бородина, с октября 1986 по 2007 гг. должность архивариуса занимала Валентина Никитична Сулимова.

С 2007 по март 2017 года в архиве работала Елена Валентиновна Алексеева.

С марта 2017 года архивариусом назначена Анна Викторовна Малахвей. Имеет высшее образование по специальности «Юриспруденция». Молодой перспективный специалист, проявляющий большой интерес к работе. Необходимо отметить, что служба делопроизводства и архивная служба – это единый информационный центр, общей задачей которого является организация управленческого процесса его информационное насыщение. Архивное хранение документов необходимо для любой организации как логическое завершение оперативной жизни документа и начало его исторической жизни. Поэтому необходимо учиться ценить и умело использовать ретроспективную документную информацию, которая образуется в процессе деятельности любой организации и является неотъемлемой частью информационного продукта.